Vấn đề này hoàn toàn khác với việc tự tiến cử mình qua điện thoại. Đây không phải là trường hợp bạn gọi điện đến công ty cần tuyển người mà là công ty cần tuyển người chủ động liên hệ với bạn qua điện thoại. Vấn đề này nảy sinh bởi một số tình huống sau:
* Một số hoạt động triển khai tìm việc của bạn đã gây được sự chú ý của người đại diện công ty, họ đã bước vào quá trình chọn lựa nhân viên.
* Bạn gửi lý lịch tóm tắt và đơn xin việc tới công ty, và họ gọi điện thoại để liên lạc.

Dù là trường hợp nào thì đây là lần đầu tiên bạn tiếp xúc với người sử dụng lao động trong tương lai. Bạn cần phải làm tốt công tác chuẩn bị, xử lý tốt các câu hỏi, câu trả lời, sử dụng linh hoạt mọi biện pháp để giành lấy mục tiêu tiếp theo là được gặp trực tiếp. Liên hệ qua điện thoại là bước khởi đầu cho việc gặp mặt trực tiếp. Đó là cơ hội đầu tiên, do vậy bạn nhất định không được làm hỏng cơ hội đó, vì tất cả thành công hay thấy bại đều phụ thuộc vào những ấn tượng ban đầu này.

Một khi bắt tay vào tiến hành các hoạt động trên mạng và gửi lý lịch xin việc đi khắp nơi, có thể bạn cũng chưa biết bao giờ công ty sẽ gọi điện cho bạn. Nếu như lý lịch cá nhân của bạn đầy đủ thì thông tin phản hồi sẽ nhanh hơn bạn tưởng tượng rất nhiều Họ luôn gọi điện đến những lúc không phải. Ví dụ, vào 8h00, khi ấy bạn còn đang nằm ngủ trên giường, hoặc là vào lúc 14h00, khi ấy bạn vừa đi dâu về.

Để hạn chế sự thiếu chủ động này, bạn hãy sắp xếp tên của các công ty theo thứ tự chữ cái để bên cạnh điện thoại. Nếu như đột ngột có điện thoại mà bạn chưa chuẩn bị tốt thì cũng cẩn phải giữ bình tĩnh. Giọng nói của bạn cần phải chắc chắn, tình cảm và tự nhiên: “Thưa cô, cảm ơn cô đã gọi điện cho tôi. Xin đợi tôi một chút để tôi đóng cửa?”. Hãy đặt điện thoại xuống và hít thở thật sâu sau đó lấy tài liệu cần thiết ra và mỉm cười nhấc điện thoại lên. Bạn cần chú ý những vấn đề chính khi trả lời:

* Không nên quá thân mật. Tất nhất bạn nên gọi tên, hoặc họ của người đối diện. Ví dụ: Cô Trương, cô Quốc. Trừ khi người đối diện muốn bạn gọi theo cách khác thì mới được gọi.

* Hãy cố gắng để người đại diện công ty nói nhiều hơn, hãy để họ nêu nhiều câu hỏi hơn (nhưng không phải là toàn bộ ở đầu dây bên này, bạn cũng không được im lặng, bạn cần phải tự giới thiệu mình thật tốt và hãy nêu ra những câu hỏi của bản thân. Ví dụ, hỏi người đối diện xem các phòng ban của công ty gần đây trực tiếp nhận những đề án gì, hoặc là họ đang đứng trước những thử thách gì...
Khi người đại diện công ty trả lời những vấn đề này thì bạn cần phải nêu khái quát về suy nghĩ của bản thân, hoặc là đề cập đến những vấn đề như: “Theo cô muốn chiến thắng những thách thức ấy thì con người cẩn phlải có những tố chất và chuyên môn gì?”

* Chú ý không nên chỉ trả lời có/không. Điều này không thể hiện được khả năng của bạn.

* Bạn trả lời phải mang tính cầu thị, ngắn gọn và đúng vấn đề.

* Khi nói chuyện qua điện thoại, bạn cần phải giữ một khoảng cách nhất định giữa miệng và ống nghe. Khi nói chuyện, không nên hút thuốc hoặc ăn gì đó.

* Hãy ghi chép cẩn thận. Điều này rất có ích để chuẩn bị cho lần phỏng vấn trực tiếp. Bạn cũng có thể lắp hệ thõng ghi âm qua điện thoại để ghi lại lời nói của người đối diện.

Khi người đối diện nêu câu hỏi, bạn cũng có thể chủ động điều chỉnh không khí và hướng của cuộc nói chuyện. Ví dụ, bạn chuẩn bị một vài câu hỏi liên quan đến công việc, như: “Nói cụ thể thì nhiệm vụ chính của công việc này là gì?”, hoặc là: “Công việc đầu tiên của tôi sẽ là gì?”. Khi người đối diện chậm rãi giải thích thì bạn cần phải nhẫn nại lắng nghe, sau đó mới hỏi: “Tôi có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý Văn phòng, điều này có ích gì hay không?”, hoặc là: “Tôi có kinh nghiệm trong việc xử lý văn bản, không hiểu điều này sẽ giúp ích gì được cho quý cô”, hoặc: “Gần đây, tôi mới hoàn thành một dự án tài chính tương tự như vậy”.
Qua cách này, bạn hãy cố gắng tìm hiểu nhiều về tình hình của người đối diện, để người đối diện hiểu nhiều hơn về chuyên môn, năng lực và sở trường của bạn.

Khi thích hợp, bạn nên ca ngợi về những thành tích mà công ty này đã giành được. Chẳng hạn như lợi nhuận giá trị sản phẩm tăng nhanh, sản phẩm của công ty giành được giải gì đó, công ty đã có được chứng nhận ISO 9000... Nói chung là những thứ mà công ty cảm thấy vinh dự thì bạn đều có thể ca ngợi. Khi người phụ trách công ty đề cập đến những vấn đề này, bạn nên nói ngắn gọn: “Tốt quá!”, hoặc “Thật không dễ dàng gì”... Cũng như vậy, nếu như hai bên đều có được một điểm thích thú chung thì có thể tăng cường thảo luận về vấn đề đó, và hãy tán đồng quan điểm của đối phương.

Khi sắp kết thúc cuộc nói chuyện qua điện thoại, rất có thể người đối diện sẽ hỏi bạn còn vấn đề gì không. Quả thực, bạn muốn hỏi thì đây chính là lúc bạn thành công. Nếu như người đối diện không hỏi và cũng không hẹn gặp mặt trực tiếp thì bạn có thể chủ động hỏi:
“Xem ra đây đúng là một cơ hội rất hấp dẫn, Thưa cô, tôi nhất định sẽ làm hết sức mìmh. Hiện nay tôi muốn biết thêm một vấn đề: Lúc nào tôi có thể gặp được cô?”
Điều này thể hiện được tính tự tin của bạn. Đó chính là một trong những tố chất cá nhân quan trọng nhất . .

Một khi nội dụng đã được triển khai rõ ràng, hai bên đồng ý hẹn gặp nhau thì cuối cùng bạn phải hỏi: “Trước khi phỏng vấn trực tiếp, nếu tôi muốn tìm hiểu một số tình hình khác thì tôi có thể gọi điện cho cô hay không?”. Tất nhiên là người phụ trách công ty sẽ đồng ý. Bạn hỏi như vậy là để thể hiện mình tôn trọng, đồi phương, và là người suy nghĩ chu đáo. Tuy nhiên bạn không nên thể hiện thái quá: Qua nhiều lần suy nghĩ cẩn trọng, bạn gọi điện hỏi 2 - 3 vấn đề thì có thể được, nhưng nếu gọi nhiều quá thì không nên.

Bạn cần phải biết rõ tên họ, chức vụ của người phụ trách công ty. Điều này cho thấy bạn rất quan tâm và chú ý đến từng chi tiết.
Bạn cũng có thể tiện lời hỏi họ một chút về buổi gặp mặt: “Thứ tư tuần tới, cô sẽ nói chuyện quan trọng với tôi cô có thể cho tôi biết sơ qua về nội dung được không?”. Có thể câu trả lời của người đối diện sẽ giúp bổ sung vào công việc chuẩn bị của bạn.

Tóm lại, trong quá trình tìm việc làm, đối với bước khởi đầu các bạn không nên đề cập đến vấn đề tiền lương và chế độ đãi ngộ. Trong tình huống bạn đi phỏng vấn trực tiếp - cho dù công việc ấy không phù hợp lắm đối với bạn - nhưng đó cũng là cơ hội để bạn đi vào thực tiễn.